Pelo avanço da Covid-19, muitas empresas precisaram reestruturar suas operações para implementarem o home office. Porém, para quem nunca trabalhou dessa forma o momento é de extrema confusão: como organizar as tarefas? Como medir a produtividade da minha equipe? Não tenho foco – e agora?
Para te auxiliar nesse momento, separei algumas ferramentas que vão te ajudar desde a organização de tarefas até como ser mais produtivo no seu dia. Confira:
Runrun.it
A ferramenta foi desenvolvida para ajudar na gestão e fluxo de trabalho. Nela, equipes formadas por até cinco pessoas poderão organizar tarefas, gerenciando o tempo e o fluxo de trabalho através da plataforma.
O plano gratuito permite a abertura de 50 tarefas divididas em até 20 quadros, que visam a organização e a distribuição das atividades atribuídas às equipes.
Trello
O aplicativo vai te ajudar na organização e gerenciamento de tarefas. Na ferramenta existem colunas que identificam se as tarefas precisam ser feitas, se estão em andamento ou se já foram concluídas.
Com ele, é possível tanto gerenciar a produtividade de uma equipe, quanto a do próprio trabalho. O aplicativo pode ser baixado gratuitamente nas lojas da Play Store e Apple Store.
Google Drive
O serviço de computação em nuvem do Google permite a troca de arquivos de todos os tamanhos, e é especialmente útil para os que têm mais de 100 megabytes. Com o envio de um link, o destinatário pode baixar o arquivo em seu computador ou celular.Disponível para sistemas Android e iOS, a empresa possui versões gratuitas e pagas do serviço que podem ser usadas tanto por pessoas físicas como jurídicas.
Microsoft Teams
A ferramenta, disponível para sistemas Android e iOS, é uma central de trabalho em equipe dentro do Microsoft 365 e permite que todos os funcionários de uma empresa façam reuniões e ligações a partir de um local seguro.
Ou seja, a proporção dos usuários adicionados (novos + que retornaram) sobre os usuários perdidos (churn) é chamada de Quick Ratio: Zuckerberg, pensando nos micros e pequenos empresários, também lançou o Central de Recursos para Empresas (Business Resource Hub), uma central online com ferramentas e informações sobre o Covid-19.
Conecta Home Office
A solução une em uma única oferta as reconhecidas tecnologias de Mobilidade, Bandas Largas fixa e móvel, Segurança Cibernética, Comunicações Unificadas e Office 365 (com Onedrive e Teams – que eu disse acima), da Embratel.
Ela permite que os colaboradores das empresas tenham acesso total a dados essenciais para as operações, além de possibilitar que se conectem a partir de qualquer dispositivo e local para reuniões remotas, com funções de Telepresença.
Por meio das Comunicações Unificadas, é possível ter acesso a PABX Virtual, Ramal Virtual, Videochamada, Colaboração, Mensageria, Compartilhamento de Arquivos, Chat Corporativo, Sala de Reuniões Virtuais e Soluções Inteligentes de Atendimento a Clientes. A oferta inclui também a possibilidade de contratar equipamentos (HaaS) e Antivírus.
Acesse o serviço no link.
Dialog
A ferramenta está disponível versão web e para download em iOS e Android e funciona como uma rede social, mas com foco no ambiente de trabalho para a melhoraria da comunicação e engajamento dentro das empresas.
Além de permitir a conversa entre os funcionários através de postagens interativas expostas em uma timeline da plataforma, o superapp facilita os processos relacionados com o setor de Recursos Humanos da empresa agregando sistemas externos como folha de pagamento, ponto digital e onboarding de colaboradores.
Zoom Video Communications
Outra tarefa importante para manter a produtividade da equipe durante o período de home office são reuniões periódicas.
O Zoom Video Communications é um serviço de videoconferência que permite realizar reuniões corporativas via internet. Além da versão gratuita para teste, também disponível nas lojas Play Store e Apple Store, a empresa oferece planos para pequenas, médias e grandes empresas.
A plataforma permite a assinatura de contratos e documentos eletronicamente. Assim, ela elimina o contato físico, a impressão de papéis e idas ao cartório. Todo o processo se resolve por meio da internet.
Por isso, é possível assinar de qualquer lugar, inclusive durante o home office, todo tipo de documento, de maneira gratuita e ilimitada.
E não precisa se preocupar: a assinatura eletrônica tem validade jurídica e é amparada pela MP 2.200/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.
TeamViewer
O aplicativo permite acesso remoto a um dispositivo. Então, caso precise de um arquivo que que esteja em outro computador, que já tenho o app instalado, você pode acessá-lo via PC ou smartphone. Além disso, também é possível compartilhar arquivos com você mesmo.O TeamViewer possui tanto a versão gratuita quanto a paga e o aplicativo pode ser baixado pelos sistemas Android e iOS.
Ponto Certificado
Para quem está preocupado em manter o banco de horas de seus funcionários registrado, essa ferramenta substitui o uso do relógio de ponto físico por um sistema totalmente digital e certificado pelo ICP-Brasil.
A ferramenta tem ampla aceitação jurídica e está disponível para download gratuitamente nos sistemas Android, IOS e Windows. O cadastro pode ser feito pelo link.
Tide
Você já ouviu falar na técnica de pomodoro? Ela é uma das mais comuns no mercado quando se fala em produtividade. Segundo ela, o ideal é que uma pessoa se concentre ao máximo por 25 minutos e depois faça uma pausa de 5 minutos para descanso.
A partir dessa técnica, o Tide criou um cronômetro para aumentar os índices de produtividade de seu usuário. Além disso, ele possui sons relaxantes para ajudar a manter o foco e em outros modos de uso disponíveis no app, é possível monitorar a movimentação durante o sono ou meditar durante alguns minutos.
O aplicativo, disponível para sistemas Android e iOS, é ideal para pessoas que não conseguem se concentrar durante o home office.
Aplicativos para evitar durante o home office
Sim. Da mesma forma que existem aplicativos que auxiliam o trabalho remoto, existem aqueles que diminuem a produtividade – sua e da equipe. Quer saber quais são? Confira:
É bastante comum que as pessoas passem usar a rede social como ferramenta para comunicação durante o home office. Porém, a minha dica é para que evitem usá-la. Por que? Primeiro que eu já te apresentei diversas ferramentas que são mais eficazes na comunicação e que ajudam a ter um controle maior sobre como está o andamento das demandas de sua equipe.
Além disso, ao utilizar o WhatsApp a pessoa tem acesso a outras mil distrações como os grupos da família, de amigos e vídeos engraçados – ou nem tanto. Portanto, use das ferramentas acima para comunicar-se com sua equipe.
Netflix – e outros serviços de streaming
Durante períodos como este, é normal que você receba – inclusive por WhatsApp – diversas dicas de documentários, filme e reportagens sobre o assunto, panorama de mercado, etc. Até aí, tudo bem. É importante manter-se informado, principalmente perante ao atual cenário, porém, um vídeo vai levando a outro até que você percebe que não fez nada e suas demandas estão todas atrasadas. Por isso, evite o uso dessas plataformas durante o dia, combinado? Agora, para finalizar, é importante lembrar que já falamos aqui sobre como o trabalho remoto tem se tornado uma tendência e o porquê sua empresa deve aderir a esse tipo de trabalho. Então, use esse período para adaptar sua empresa e funcionários ao home office.
Ola, muito obrigada pelo artigo :))) Pessoalmente gosto de utilizar kanbantool.com :)) ajuda me controlar a minha rotina diaria e estabelecer as certas metas na minha vida profissional 🙂 Infelizmente nao vi o Kanban na sua lista, mas percebo que cada um de nos tem as preferenciais . Para pessoas como Eu Kanban parece uma ideia incrivel – nao gosto muito as coisas complicadas.
Obrigada.
Muito bem lembrado Ana. Não utilizo o Kanban, mas sei de muitas pessoas que o utilizam nesse processo de produtividade 🙂